Informační memorandum o zpracování osobních údajů
KŠÍROVA lofts s.r.o.
Vážení klienti, obchodní partneři a zaměstnanci,
dokument, který právě čtete, obsahuje základní informace ohledně toho, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Toto informační memorandum je připraveno v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR).
V tomto memorandu se Vám snažíme informace podat co nejpřehledněji, proto jsme zvolili formu otázek a odpovědí, které bychom Vám na ně poskytli. Dozvíte se následující informace:
- Kdo je správcem osobních údajů?
- K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
- Jaké jsou naše oprávněné zájmy?
- Jak byly osobní údaje získány?
- Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
- Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?
- Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?
- Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?
- Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
- Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
- Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?
Toto informační memorandum předkládá základní informace, které jsme jako správce osobních údajů povinni poskytnout. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nás můžete kontaktovat na e-mailové adrese info@nkreal.cz.
1. Kdo je správcem osobních údajů?
Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
Správcem osobních údajů je společnost KŠÍROVA lofts s.r.o., IČO: 142 70 765, Košuličova 755/41, 619 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, sp. zn. C 147308. Správce lze kontaktovat na e-mailové adrese info@nkreal.cz.
2. K jakému účelu osobní údaje potřebujeme?
Správce zpracovává osobní údaje k:
- a) zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
- b) ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterými jsou zejména:
- ochrana majetku správce, života a zdraví osob prostřednictvím kamerového systému,
- výběr vhodných uchazečů o zaměstnání,
- výběr vhodných obchodních partnerů.
- c) účelům spojenými s komunikací s Vámi – zasílání informačních, obchodních a jiných sdělení (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
3. Jaké jsou naše oprávněné zájmy?
Osobní údaje zpracovává správce rovněž pro ochranu jeho oprávněných zájmů. Oprávněné zájmy správce jsou zejména řádné plnění veškerých smluvních závazků správce, řádné plnění veškerých zákonných povinností správce, ochrana správcova podnikání a majetku.
V zájmu zajištění co největší ochrany Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Více o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete v článku 10 tohoto informačního memoranda.
4. Jak byly osobní údaje získány?
Osobní údaje správce získal přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Mimo to mohou osobní údaje pocházet také z veřejně dostupných zdrojů, rejstříků a evidencí, například z obchodního rejstříku, profesních registrů a podobně.
5. Jaké kategorie osobních údajů jsou zpracovávány?
K zajištění plnění smluvních a zákonných povinností a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracovává správce následující kategorie osobních údajů:
- a) základní identifikační údaje – např. jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, adresa bydliště, rodné číslo, číslo občanského průkazu, místo narození;
- b) kontaktní údaje – např. telefonní číslo a e-mailová adresa;
- c) transakční údaje – např. způsob zasílání mzdy, číslo bankovního účtu;
- d) pracovněprávní a mzdové údaje – např. životopis, pracovní pozice, počet dětí, osobní dotazník, zdravotní dotazník, hrubý příjem, čistý příjem, rodinný stav, exekuce, přiznání invalidního důchodu;
- e) fakturační údaje – např. identifikační číslo, daňové identifikační číslo, adresa sídla či provozovny;
- f) kamerový záznam ze stálého kamerového systému.
6. Jaký je právní základ pro zpracování osobních údajů?
Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.
Právní povinnosti správce vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy, ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, nebo z právních předpisů upravujících pracovněprávní oblast, oblast sociálního zabezpečení a oblast zdravotního pojištění, podle kterých správce zpracovává osobní údaje ve mzdové oblasti, nebo ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.
V souladu se zákonem o některých službách informační společnosti (zákon č. 480/2004 Sb., v platném znění) jsou nabídky nemovitostí zasílané elektronickou poštou obchodním sdělením ve smyslu tohoto zákona. Pokud správce získá od návštěvníka svých webových stránek (dále jen „návštěvník“) jeho e-mailovou adresu, telefonní číslo, jméno a příjmení v souvislosti s poptávkou nemovitosti (koupě či nájem), nabídkou nemovitosti (prodej či pronájem), nebo v souvislosti s žádostí návštěvníka o zasílání informací a novinek ohledně nabízených nemovitostí, je společnost správce za splnění dalších zákonných podmínek oprávněna emailovou adresu a telefonní číslo návštěvníka využívat pro potřeby šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních obdobných produktů a služeb.
7. Budeme osobní údaje předávat někomu dalšímu?
Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům, institucím činným v oblasti sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění, exekutorům či orgánům činným v trestním řízení.
Osobní údaje dále mohou být předány subjektům, se kterými za tímto účelem uzavřeme příslušný právní vztah. Těmito subjekty jsou např. spolupracující advokátní kanceláře a advokáti, externí poskytovatelé finančních služeb, externí účetní a daňoví poradci, poskytovatelé specializovaného software, subjekty zajišťující služby platebního styku a podobně.
8. Budeme osobní údaje předávat do třetí země nebo mezinárodní organizace?
Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.
9. Jak dlouho budeme osobní údaje ukládat?
Osobní údaje ze smluvních vztahů budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 10 let počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti.
Osobní údaje ze mzdové oblasti budou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, což může být až 30 let v případě mzdových listů.
Osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů správce, budou ukládány pouze po nezbytně nutnou dobu, ve které lze uplatnění oprávněných zájmů správce rozumně očekávat.
Osobní údaje poskytnuté Vámi na základě uděleného souhlasu budou ukládány po dobu, po kterou bude Váš souhlas se zpracováním údajů platit.
Osobní údaje nebudou uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.
10. Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů a jak je můžete uplatnit?
Správce dělá vše pro to, aby zpracování Vašich údajů probíhalo řádně a především bezpečně. Všem subjektům jsou garantována práva popsána v tomto článku, která můžete u správce uplatnit.
Jak můžete svá práva uplatnit?
Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu info@nkreal.cz. Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naši adresu Košuličova 755/41, Horní Heršpice, 619 00 Brno.
Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytuje správce bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, je správce oprávněn si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si správce vyhrazuje právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.
Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám správce poskytne co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu je správce oprávněn v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás bude správce informovat.
Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů
Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.
Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.
Právo na přístup k osobním údajům
Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, době uchovávání osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Právo na opravu
Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V určitých stanovených případech máte právo požadovat, aby správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Právo na omezení zpracování
Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Právo na přenositelnost údajů
Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.
Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování
Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.
Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.
Právo odvolat souhlas
Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě uděleného souhlasu, udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to zasláním e-mailu na e-mailovou adresu info@nkreal.cz, případně poštou na naši adresu Košuličova 755/41, Horní Heršpice, 619 00 Brno.
11. Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?
Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány a nejsou využívány k profilaci ani automatickému rozhodování.
Pozn.: Podpisová doložka v závěru zdrojového dokumentu (KŠÍROVA lofts s.r.o., Košuličova 755/41, 619 00 Brno, IČO: 142 70 765, DIČ: CZ14270765) je v PDF grafickým razítkem; v elektronické verzi je uvedena výše v textu.
Mimosoudní řešení sporů
Subjektem mimosoudního řešení podle zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, je Česká obchodní inspekce, Ústřední inspektorát – oddělení ADR, Štěpánská 15, 120 00 Praha 2. Veškeré podrobnosti k mimosoudnímu řešení sporů jsou uvedeny na stránkách České obchodní inspekce: www.coi.cz